Tecnología que permite ser puntual y es gratis

Si la población económicamente activa de Colombia pierde 15 minutos, por causa de las personas que llegan tarde a una sola reunión, la cifra equivale 6 millones de dólares por reunión promedio. ¿A cuántas citas llega tarde usted al mes, al año? Multiplique y encuentre tecnología que le permite ser puntual y es gratis.

La puntualidad es cuestión de  educación, respeto y cultura; es un hábito y se puede adquirir, desarrollar y fortalecer con ayuda de la tecnología. La buena noticia, usted ya tiene esa toda la tecnología que necesita, y mejor aún, la tiene instalada, solo le falta usarla o aprender a hacerlo y sacarle mucho provecho.

¿Ha escuchado la frase: «El tiempo es oro?», con seguridad que si, pero como los minutos no se convierten en un lingote de oro automáticamente, entonces es difícil apreciar su verdadero significado.

Hagamos algunas cuentas motivadoras sobre el tiempo perdido, para ayudarlo a encontrar tecnología que le permite ser puntual, y es gratis. 

Cuánto tiempo permanece en «modo espera» durante el día, si tiene afán, ¿un minuto en el semáforo o en el ascensor parecen 10 minutos?

Cuantifiquemos de alguna manera el valor del tiempo: pensemos en una persona que se gane 1.000 dólares al mes, recibe ese dinero por 22 días laborales, trabajando 8 horas al dia (hipotéticamente), eso significa que el costo por hora laboral de esa persona es de: U$ 5,7 dólares. Casi lo que cuesta alquilar una película en el Apple TV.

Ahora pensemos en lo siguiente: esa persona asiste a 22 reuniones al mes, una diaria, y en cada una de esas reuniones él deben esperar 15 minutos a que empiece, esto por qué deben esperar a alguien, o el internet no conecta, o elija usted la razón, se esfuman 15 minutos por reunión. Entonces 15 x 22 = 330 minutos, lo que equivale en horas a 5,5 horas y eso le cuesta a la empresa U$ 31,25 dólares por persona al mes, si es una reunión de 4 personas hablamos de 125 dólares. Si en su empresa esto ocurre con 4 grupos de personas de iguales características, la empresa ya tiene desperdicio de U$500 dólares al mes, es decir 6.000 al año.

Hay colaboradores que cuesta más y otros menos, pero ese no es el punto. Pensemos en esto: en Colombia la población económicamente activa asciende a 20,5 millones de personas. La mitad son 10 y supongamos que el 50% de ellos son afectados por la «Hora Colombiana», y entonces contribuyen con la pérdida de esos 31,25 al mes. Si multiplicamos 31,25 por 5 millones de personas, tendremos un total de:

USD 156.250.000 dólares, ciento cincuenta y seis millones doscientos cincuenta mil dólares al mes, o sea 1.875’000.000 al año. El tiempo es oro.

Entonces ya no suena tan bien el «JeJe, me atrase 10 minutitos disculpen», cuando sabemos que esto es un hábito en muchas personas. Entonces los que llegan tarde, deberían contar personas y decir por mi falta de puntualidad, los hice perder tanto dinero, disculpenme yo pago.

Si usted es el jefe ese dinero es suyo y si lo pierde en ocasiones por su incumplimiento, pues usted puede hacer lo que quiera con su dinero. Si es empleado…. o independiente…. es diferente.

Ya que ahora sabemos de qué estamos hablamos y cuál es la magnitud del problema, pensemos en la solución:

La 0: El que llega tarde 10 minutos no entra a la reunión y por cada minuto de retraso donará 10.000 en una alcancía para una fundación (la que usted quiera) o puede darle a ese dinero el destino que considere apropiado. Le garantizo que tendrá un equipo súper puntual en menos de una semana. tal vez lo demanden, pero recuerde que ningun inclumplido llega tarde a cine, pierde los vuelos de sus vacaciones o las reservas en los restaurantes, también hay otras opciones apoyándose en tecnologías comunes:

  • Uso adecuado del calendario: Asegúrese de agregar todas sus citas al calendario, use los recordatorios 15 o 30 minutos antes de la reunión según el caso. Considere tiempo adicional si debe hacer desplazamientos físicos fuera de la oficina. En ocasiones se necesita una hora o más. Al finalizar el día, revise su agenda del «día siguiente», así evitará sorpresas, haga de esto un hábito. Recuerde que si llega tarde a su primera cita, probablemente esté corriendo todo el dia.
  • Convocatoria a una reunión: invite solo a las personas necesarias, describa de manera clara el tema a tratar y el objetivo a lograr, considere la posibilidad de compartir documentos con información previa para hacer la reunión más efectiva y no convertirla en un grupo de lectura. Asegúrese de recibir confirmación de asistencia y revise la disponibilidad de los asistentes clave en Google calendar, outlook, o Teams.

Puede hacer esto cuando son de su equipo, incluso la aplicación le sugiere horarios ideales. Si es un cliente puede darle la opción de que elija día y hora más convenientes, usted hace su agenda disponible para  él. (por ejemplo en www.x.ai )

  • Sea selectivo: acepte las reuniones que son determinantes para el cumplimiento de responsabilidades y  objetivos estratégicos, de otra manera aclare y negocie su participación. Nadie puede recuperar el tiempo perdido.
  • Tiempos de espera: no invierta más de 10/15 minutos para empezar una reunión si es el proveedor y tiene una cita inmediatamente después,  advierta que tiene solo 45/50 minutos disponibles. Si es el cliente, usted decide cuánto espera,  pero con la puntualidad, se hace una imagen del proveedor.
  • Use herramientas: Siri, Hey Google e incluso Cortana le ayudan a recordar cualquier cosa que usted necesite, solo necesita decirle: «Oye Siri, crea un recordatorio: llamar a #NAME# a las 3 pm» y listo a las tres te lo recuerda, son los mejores asistentes, si tú lo haces bien ellos no lo olvidan. Si usas tu teléfono en otro idioma lo practicaras. (doble beneficio).

El simple uso correcto del calendario, la disciplina de alimentarlo, revisarlo y un poco de respeto por los demás nos puede ayudar a ser más productivos. Está, en parte, es la importancia de encontrar tecnología que le permite ser puntual, y es gratis.

Por una vida, empresa y país mejor!!

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